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Uma das desculpas mais utilizadas na gestão, quando uma atividade não é realizada no prazo determinado é que “faltou tempo”, mas se o tempo é igual para todos, porque algumas pessoas conseguem entregar as atividades no prazo e outras não?
Uma das respostas para essa pergunta pode estar diretamente ligada ao que se chama de gestão do tempo.
A maneira como cada pessoa emprega o seu tempo entre as diversas atividades é o fator mais importante e decisivo para os resultados da sua organização. Por isso é importante medir a efetividade das ações.
Para que isso seja possível, construa um índice de produtividade para saber como a sua equipe está utilizando o tempo para gerar receita.
Verifique também se você está caminhando numa direção positiva. Você irá precisar de três informações:
01) Faturamento mensal da empresa;
02) Número de funcionários;
03) Número de horas úteis para cada funcionário no mês.
Primeiro, identifique individualmente o número de horas úteis disponíveis de cada funcionário no mês. Isso vai depender da metodologia do contrato de trabalho e dos feriados. Não desconte as faltas, mas as considere como horas disponíveis.
Em seguida, calcule o somatório das horas de todos os funcionários, que será o total de horas disponíveis.
O terceiro passo é dividir o faturamento mensal pelo valor total de horas disponíveis. Você encontrará um valor por hora disponível que será um indicador de como a sua empresa está transformando horas de trabalho em faturamento.
Após conhecer esse valor, você poderá definir metas e formas de incentivar a equipe a aumentar a produtividade.
Veja algumas dicas para gerenciar melhor seu tempo e o da sua equipe:
01) Faça listas e priorize as atividades;
02) Construa uma lista com todas as atividades que você tem para realizar;
03) A cada dia, enumere conforme a prioridade de realização na sua lista de atividades e pendências;
04) Verifique tudo aquilo que você poderia fazer rapidamente. Faça todas as atividades que levariam até 5 minutos para serem concluídas;
05) Saiba dizer não às demandas que não estiverem na sua lista de prioridades. Prefira dizer sim aquilo que realmente for necessário
06) Aprenda a delegar;
07) Seja breve ao telefone. Lembre-se que durante o expediente o telefone é uma ferramenta de trabalho;
08) Não confira seu e-mail a cada minuto. Reserve horários específicos durante o dia para responder seus e-mails;
09) Faça reuniões produtivas. Envie a pauta da reunião para os participantes com antecedência e limite a reunião aos tópicos determinados.
Saiba que existe uma regra chamada “Regra de Pareto”, que afirma que 80% das riquezas do mundo são produzidas por 20% da população.
Essa regra tem diversas aplicações no universo da gestão, inclusive para a gestão do tempo.
Adaptando a regra ao gerenciamento de tempo, 80% dos resultados do seu trabalho são gerados em 20% do seu tempo. Isso quer dizer que a maioria dos seus resultados é gerada em uma pequena parcela do seu dia de trabalho.
Então, o que você faz com 80% do seu tempo?
Respondendo a essa pergunta e aplicando as dicas sugeridas, o tempo não será um problema para a implementação do seu planejamento estratégico.
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